BAE Systems国際スタッフ向けプライバシー通知

本通知では、当社が収集する個人情報の分類、個人情報の使用方法、個人情報の保護方法、第三者に個人情報を開示できるケース、および個人情報をあなたの居住地外へと移転できるケースについて説明しています。また本通知は、あなたの居住地のデータ保護法に基づく権利として、あなたが自身の個人情報にアクセスする方法、それを訂正する方法、およびその消去を請求する方法についても説明しています。英語版の本通知において語頭が大文字で表記されている用語の定義については、本通知の最後に掲載する用語集をご覧ください。

本通知のすべての内容がすべての方に関連するわけではありません。本通知は当社が行う処理活動の詳細を提供することを意図したものであり、ある特定の活動が本通知に記載されているからといって、必ずしも当社があなたの個人情報をその態様および目的で処理しているということにはなりません。記載された情報があなたにどのように関連するかについて不明な点がある場合は、お問い合わせのセクションに表示されている関係連絡先情報を使用して当社にお問い合わせください。

当社はグローバルに事業を展開している企業です。当社は事業を展開する各国において、それぞれ異なるデータ保護法の適用を受ける場合があります。当社の事業全体にわたるデータ保護への取り組みは、可能な限り一貫性を保ちながら、適用されるすべてのデータ保護法に準拠することを目指していますが、あなたがお住まいの国における個人情報および／または当社のデータ処理活動に関連する具体的な要件、権利、義務は、それぞれ異なる場合があります。本通知のいかなる内容も、適用されるデータ保護法で義務付けられている範囲を超える権利または義務を定めるものと解釈されてはなりません。
 

通常、あなたが応募したBAE Systemsのグループ会社、またはあなたが締結した契約書（当社が発行したものか第三者が発行したものかを問いません）において指定されたBAE Systemsグループ会社が、あなたの個人情報のデータ管理者となります。また、個人情報の処理は、他のグループ会社によって、関連する目的または当該グループ会社自身の目的のために実施される場合があります。その場合は、当該他のグループ会社があなたの個人情報のデータ管理者となります。

本通知の付録に、当社があなたとの関係ややり取りの中であなたの個人情報をどのように使用しているかを理解する上で役立つ情報が記載されています。

別段の理由により使用する必要があると当社が合理的に判断した場合を除き、当社があなたの個人情報を使用するのは、当社が収集した目的の範囲内に限られます。別段の理由により使用する必要がある場合でも、それが当初の目的と関連している場合に限り使用します。本通知において説明されていない方法、または当初の目的と関連のない方法であなたの情報を使用する必要がある場合、当社はその新たな用途について別途あなたに通知します。

当社は、最新の法的要件および当社の事業運営形態に常に対応させるため、本通知の内容を随時改定する場合があります。

あなたの個人情報の処理を行うにあたって、当社はそれを行うための特定の理由があることを徹底させる必要があります。当社があなたの個人情報を処理する理由は、あなたの居住地のデータ保護法に定められた処理に関する法的根拠に直接関連しています。あなたに関するあらゆる種類の個人情報を処理するための一般的根拠、およびそれらが意味するものについて、以下で詳しく説明します。

当社はあなたの機微な個人情報を処理する場合、上記に定める処理の一般的理由に加えて、その処理を行うための特定の理由もあることを必ず確認します。このような理由は、あなたの居住地のデータ保護法に定められた処理に関する追加の法的根拠のいずれかに関連していることが必要である場合があります。
本通知では、あなたの機微な個人情報を処理する理由を、関連する一般的根拠と追加の法的根拠とともに以下のように定めています。

あなたの居住する司法管轄区域におけるデータ保護法により、特定の他の種類の個人情報を対象とした追加の保護措置が定められている場合があります。当社はこれらの種類の個人情報について、適用されるデータ保護法の要件を遵守します。

当社は、処理する個人情報の安全確保に全力で取り組んでいます。この取り組みの一環として、当社はあなたの個人情報の処理に伴うリスクに応じたセキュリティ水準を確保するため、しかるべき技術的、物理的、および組織的対策を講じています。

ほとんどの場合、当社はあなたから直接個人情報を受け取ります。あなたは、当社との関係の開始時に、または当社とのやり取りにおける別段の時点で、このような情報を当社に提供します。これには、フォームやセルフサービス機能を通じてあなたが入力する個人情報、および人事チーム、ピープルマネージャーや、当社のいずれかのスタッフにあなたが提供する情報も含まれます。

当社は、あなたとの関係が維持されている期間中、あなたに関する個人情報を生成することがあります。詳細については、以下の「社内の情報源」を参照してください。

場合によっては、あなたに関する個人情報を第三者から取得することもあります。詳細については、以下の「社外の情報源」を参照してください。

当社内では、知る必要のある担当者のみを対象に、あなたの個人情報へのアクセスや社内開示を可能としています。詳細については、以下の「社内受領者」を参照してください。

また、あなたの個人情報は、サプライヤー、アドバイザー、国内当局、政府機関などの第三者にも共有されたり、これらの者からアクセスされたりする場合があります。詳細については、以下の「社外受領者」を参照してください。

さらに、当社の事業の管理とセキュリティ確保、およびサービス提供を円滑に行うことができるよう、あなたの個人情報を第三者に開示する必要のある場合があります。当社があなたの個人情報を第三者に開示できる場合としては、以下のような場合があります。

• 当社が事業を売却または買収する場合。この場合、当社は当該事業の売却予定者または買収予定者にあなたの個人情報を開示する可能性があります。
• BAE Systems plcまたはその資産の実質的に全部が第三者に買収された場合。この場合、BAE Systems plcが保有するあなたに関する個人情報は当該第三者に譲渡されます。
• 当社が、法的もしくは規制上の義務を遵守する目的で、当社が事業を展開する司法管轄区域の政府が定める国家安全保障上の要件を遵守する目的で、または当社の法的権利を実現もしくは適用する目的で、あなたの個人情報を開示または共有する義務を負っている場合。この場合、当社はあなたの個人情報を、世界各地の規制当局もしくは法執行機関、または当社の法律顧問と共有することがあります。
• BAE Systems plc、またはBAE Systemsのいずれかのグループ会社、当社の顧客、サプライヤー、もしくはその他の者の権利、財産または安全を保護するために必要である場合。この場合、当社はあなたの個人情報を当社の法律顧問および他の専門サービス提供会社に開示することがあります。
• あなたと当社との関係に関連のあるサービスを第三者が提供している場合。

これらの第三者（または他の者）は、データ処理者（給与計算サービス提供業者など）としての役割を遂行する場合、当社の業務活動を支援する目的で、当社に代わり、かつ当社の指示に基づき、請け負った業務を遂行します。このような場合、あなたの個人情報は、これらの当事者に対し、必要なサービスを提供する上で必要とされる範囲内に限って開示されます。

当社はあなたの個人情報を、BAE Systemsのグループ会社内において、本通知に定めるとおりに共有します（上記の「私の個人情報はどのような場合に他者と共有されますか？」を参照してください）。

BAE Systemsグループ内での個人情報の移転は、グループ内契約の対象となります。この契約により、契約に基づいた具体的な保護対策が講じられ、あなたの個人情報がグループ内でどこに移転されても十分かつ一貫性のある水準の保護を確実に受けられるようにします。

また、当社があなたの個人情報を共有する外部組織（上記の「私の個人情報はどのような場合に他者と共有されますか？」を参照してください）の中には、あなたの居住国ではない国に所在する組織もあります。当社は、あなたのプライバシー権を保護する目的から、司法管轄区域間での個人情報の移転が慎重に管理されるよう徹底するための措置を講じています。これらの措置には、たとえば、第三国への個人情報移転のための承認済みの標準契約条項、十分な保護水準を確保できる他の法的に認められている保護対策、またはデータ保護法に基づき利用可能な適用除外に依拠することなどが含まれます。

当社が法執行機関や規制当局から情報開示要求を受けた場合は、個人情報を開示する前に、その要求の内容を慎重に確認します。

当社はあなたの個人情報を、本通知で説明する目的に照らして合理的に必要な期間にわたって保持します。

状況によっては、これらの目的に必要な期間よりも長期にわたって、あなたの個人情報を保持する必要のある場合もあります。たとえば、法的な、規制上の、税務上の、もしくは会計上の要件に従った保持義務がある場合や、苦情または異議申し立てが生じた際に備えてあなたとの取引に関する正確な記録が確保しておく場合、またはあなたと当社との関係に関連する訴訟が提起される可能性があるものと当社が合理的に判断した場合などが挙げられます。

当社では、当社が管理する記録の作成、保持および廃棄を規律するポリシーを運用しています。これらのポリシーには記録管理の要件が定められており、個人情報を可能な限り最新の状態に保つことや、記録、および関連性のなくなった、または過剰となったデータを安全な方法で削除すること、ならびにあなたを特定できなくなる形で情報を保管することに関する指針などが記載されています。

あなたは自身に関する個人情報とは別に、自身の家族や扶養家族、同僚といった第三者の個人情報を当社に提供する場合もあります。これが該当する場合については本通知に定められています。

他の人に関する情報を当社に提供する前に、まず本人に対し、当該情報を当社に提供するつもりであること、および本通知に詳述するとおりに当社が当該情報を処理することを通知しなければなりません。

勤務地によっては、データ保護法に基づき、自身の個人情報について閲覧、修正、処理の制限、データポータビリティ、または消去を請求する権利を含む、一定の権利が認められている場合があります。当社が法的効果またはそれに類する重大な効果を伴う自動化された意思決定を行っている場合、あなたは、かかる意思決定について人間による再審査を請求する権利を有することがあります。

こうした権利の行使を希望する場合は、以下の連絡先を使用して当社まで連絡するか、BAE Systemsにおける通常の連絡窓口または上司に連絡してください。当社は、データ保護法に基づくいかなる権利行使請求に対しても、適用法で定められた期間内に回答するよう努めます。ただし、場合によっては、当社が手続を進める前に、あなたに対して本人確認をお願いすることもあります。

本通知に示されている情報の水準が十分なものではないと思われる場合は、下記連絡先を使用して当社に連絡してください。

本通知により生じるあらゆる問題（データ主体としての権利を行使する旨の請求や、関連するデータ管理責任者への連絡を希望する請求を含む）に関する主要連絡窓口は、external.dataprotection@baesystems.com. です。請求は、採用マネージャーまたは直属の上司に対して口頭または書面で提出することも可能です。

当社は、本通知を最新の状態に保つことや、法的要件に準拠することなどを目的に、本通知を随時改定します。

データ管理者とは、個人情報を処理する方法および目的を決定する企業を意味します。たとえば、あなたと契約を結ぶBAE Systemsの事業体は、あなたから個人情報を収集する方法、収集するデータの範囲、およびその使用目的を決定する存在であるため、あなたのデータ管理者となります。

データ処理者とは、個人情報をデータ管理者に代わって処理する責任を負う自然人または法人（企業など）を意味します。

データ保護法とは、あなたが居住する司法管轄区域において適用される、データ保護に関する取り扱いについての法律を意味します。

個人情報とは、生存する個人に関連する情報を指します。これには、氏名や連絡先情報によって個人が特定されうる情報や、アカウントでの活動や個人の嗜好など直接または間接的に個人を特定可能な関連情報に言及する情報が含まれます。

機微な個人情報には、あなたの健康、遺伝または生体認証データ、犯罪歴、性生活、性的指向、人種または民族的出自、政治的見解、宗教的または哲学的信条、労働組合への加入状況に関する個人情報などが含まれます。

以下に示す定義は網羅的なものではなく、当社が処理する個人情報の種類を、以下に記述する分類に準拠して例示することを意図したものです。

業務情報：あなたの業務上の連絡先情報（住所、電話番号、メールアドレスなど）、役職、雇用主、および当社に代わって業務を行う上で関連のあるその他の情報。

連絡先情報：自宅住所、メールアドレス、電話番号。

当社と結ぶ雇用関係に関するデータ：業務上の連絡先情報（住所、電話番号、メールアドレスなど）、勤務地における通常の勤務時間、現地の標準言語、タイムゾーンおよび通貨、従業員IDおよび各種システムID、業績評価情報、職務経歴、報告系統、従業員／臨時雇用労働者の区分、採用／契約の開始日および終了日、コストセンター、職種名および職務内容、勤務時間および勤務パターン、フルタイムかパートタイムか、解雇／契約終了日、解雇理由、最終出勤日、退職面談、推薦状、ステータス（在籍中／休職中／離職済み）、役職名、職務変更の理由および変更日、福利厚生の適用開始日。

雇用上の請求・苦情・情報開示に関する情報：解雇の取り決めおよび支払い、雇用をめぐる訴訟および苦情の内容事項、インシデント報告および情報開示への従業員の関与。

金融情報：クレジットカード情報、銀行口座情報、支払情報に関する他の関連情報。

人事プロセスに関する情報：申し立て、調査・手続の記録および結果、同僚および直属の上司からのフィードバック、人事査定、人材育成プログラム、公式・非公式の業績管理プロセス、柔軟な勤務形態のためのプロセス、組織再編および人員整理計画、協議記録、採用および配置転換に関するデータ、安全衛生監査、その他の業務監査、リスク評価、インシデント報告、トレーニングおよび能力開発の必要性または受けたトレーニングに関するデータ。

身元情報：役職、氏名、希望する呼称、写真画像、その他の名

入国関連情報：性別、国籍、第二国籍、婚姻状況、生年月日、年齢、国民識別番号、入国管理データ、話せる言語、近親者／扶養家族の連絡先情報。

休暇情報：欠勤記録（休暇／休日の日付および区分を含む）、休暇日程、家族休暇に関する情報。

監視情報（適用法で認められている範囲内）：閉回路テレビ（CCTV）の映像、システムおよび建物へのログインおよびアクセス／入館記録、キーストローク、ダウンロードおよび印刷の記録、インターネット閲覧履歴、通話録音、ITセキュリティプログラムおよびフィルター（ファイアウォール、脅威ハンティングソフトウェア、データ損失防止ツールなど）によって捕捉されたデータ。

株式情報：保有株式数、株主名簿登録日、株主名簿除名日、支払済み配当金／未収配当金、銀行委任書情報、株式取引、国籍、および定時株主総会における／委任状による議決権行使。

スタッフ関連情報：あなたの役職、名、ミドルネーム、姓、出生時の氏名、希望する呼称、その他の名称、性別、国籍、第二国籍、居住状況の詳細、婚姻状況、生年月日、年齢、自宅の連絡先情報（住所、電話番号、メールアドレスなど）、国民識別番号、入国管理データおよび就労資格に関するデータ、話せる言語、近親者／扶養家族の連絡先情報、パスポート情報、運転免許証、自動車登録情報。

採用関連情報：職業上および学歴上の資格、推薦状、履歴書および応募書類、職歴、オンライン・対面での面接および評価データ。

規制関連情報：該当する規制当局へのあなたの登録の記録、規制上のあなたのステータス、および規制関連の参照情報。

報酬・福利厚生情報：あなたの報酬情報（給与／時給設定／契約報酬情報（該当する場合）、手当、賞与、成果主義報酬制度を含む）、銀行口座情報、職級、社会保障番号、納税情報、第三者福利厚生受給者情報。

身元調査情報：セキュリティおよび雇用に関連する身元調査および確認審査の結果。これらには、資格、金融および納税情報、身元および就労権に関するデータ、必須の犯罪歴調査の結果、国籍、取締役職および制裁措置、公開されているソーシャルメディアの調査結果、ならびに特定の私的旅行計画または出張計画の詳細の確認が含まれます。
 

当社は、あなたとの連絡、あなたの職務への適性の評価、および採用決定を行うために、あなたの個人情報を使用します。また、将来欠員が生じた場合に備えてあなたの情報を保持し、改善に向けて採用プロセスを分析する場合があります。

個人情報の分類：スタッフ関連情報、採用情報。

法律により義務付けられている場合、当社は雇用前の審査の段階で健康情報の評価を行い、職務適性を確かめ調整を図ります。

個人情報の分類：スタッフ関連情報、採用情報、機微な個人情報。

当社は、非倫理的または違法な行為に関する懸念を報告するための通報チャネルを運営しており、調査と適切な対応のためにこの情報を処理します。これらのプロセスおよび当社の法令遵守義務を推進するため、当社は第三者機関が提供する倫理通報窓口を運営しています。

個人情報の分類：身元情報、スタッフ関連情報、当社と結ぶ雇用関係に関するデータ、採用情報、規制関連情報、身元調査情報、報酬および福利厚生情報、休暇情報、人事プロセス情報、監視情報、雇用上の請求・苦情・情報開示に関する情報、機微な個人情報。

当社は、あなたの個人情報を使用して、報酬、福利厚生、年金、株式報酬制度、税金／社会保険、経費および予算を管理しています。

個人情報の分類：スタッフ関連情報、当社と結ぶ雇用関係に関するデータ、休暇情報、報酬および福利厚生情報、金融情報、車両情報。

当社は、トレーニング、事業計画、連絡、報告、調査、備品の割り当て、および記録管理を含め、あなたの雇用関係を管理します。

個人情報の分類：スタッフ関連情報、当社と結ぶ雇用関係に関するデータ、採用情報、規制関連情報、報酬および福利厚生情報、休暇情報、金融情報、人事プロセス情報、車両情報、画像／写真。

当社は、安全衛生要件を満たし、リスク評価および産業保健上の評価およびプロセスを実施し、職場の調整を行うために情報を処理します。

個人情報の分類：スタッフ関連情報、当社と結ぶ雇用関係に関するデータ、採用情報、雇用上の請求・苦情・情報開示に関する情報、機微な個人情報。

当社は、出張の手配、入国管理手続、および該当する場合における転居を手配するために個人情報を処理します。

個人情報の分類：スタッフ関連情報、当社と結ぶ雇用関係に関するデータ、金融情報、機微な個人情報。

当社は、人事査定、行動、業績、能力、苦情、保護対策、調査、および関連する人事上の決定を管理します。また、欠勤および職場復帰のプロセスを管理するために、健康情報を含む可能性のある欠勤に関する情報を処理します。

個人情報の分類：スタッフ関連情報、当社と結ぶ雇用関係に関するデータ、採用情報、身元調査情報、規制関連情報、休暇情報、人事プロセス情報、監視情報、雇用上の請求・苦情・情報開示に関する情報、機微な個人情報。

当社は、雇用前および雇用期間中に、身元（本人および近親者）、資格、信用情報、運転記録、犯罪歴、職歴、渡航歴、および規制上の確認事項を含む身元調査を実施します。

個人情報の分類：スタッフ関連情報、当社と結ぶ雇用関係に関するデータ、採用情報、規制関連情報、身元調査情報、監視情報、雇用上の請求・苦情・情報開示に関する情報、機微な個人情報。

当社は、雇用に影響が及ぶ組織再編、人員整理、変革プログラム、および企業取引のために個人情報を処理します。

個人情報の分類：スタッフ関連情報、当社と結ぶ雇用関係に関するデータ、採用情報、規制関連情報、身元調査情報、報酬および福利厚生情報、休暇情報、人事プロセス情報、監視情報、雇用上の請求・苦情・情報開示に関する情報、機微な個人情報。

当社は、事業を保護し、法律および社内ポリシーに確実に準拠し、スタッフの安全を支援し、セキュリティ上の懸念を調査し、懲戒手続に要する情報を得るために、システム、デバイス、および活動を監視します。これらの活動は、社内外の脅威から当社の事業を保護します。また、当社が事業を展開する司法管轄区域の政府により定められた業界セキュリティ要件に当社が準拠することに貢献します。

個人情報の分類：スタッフ関連情報、業務情報、当社との雇用関係に関するデータ、身元調査情報、休暇情報、人事プロセス情報、監視情報、雇用上の請求・苦情・情報開示に関する情報、機微な個人情報。

当社は、全拠点および全イベントにおいて、安全、セキュリティ、インシデント調査、およびポリシー遵守のためにビデオカメラを使用しています。

個人情報の分類：画像、音声、車両情報。

当社は、市場濫用規制を遵守し事業価値を保護するために、プロジェクトリストおよびインサイダーリストを維持しています。

個人情報の分類：スタッフ関連情報、当社との雇用関係に関するデータ。

当社は、ITシステムの運用、アクセス管理、サポートの提供、ポリシーの執行、システムの検証、セキュリティの監視、およびデータの移行を行っています。

個人情報の分類：スタッフ関連情報、当社と結ぶ雇用関係に関するデータ、採用情報、規制関連情報、身元調査情報、報酬および福利厚生情報、休暇情報、人事プロセス情報、監視情報、雇用上の請求・苦情・情報開示に関する情報、機微な個人情報。

当社は、法的請求の執行または防御、法的義務の遵守、当局への対応、および知的財産の管理のために個人情報を使用します。

個人情報の分類：保有するすべての分類の個人情報（機微な個人情報を含む）。

当社は、権限を有する署名者の口座の開設と管理、および事業用クレジットカード口座の管理を行うために個人情報を処理します。

個人情報の分類：スタッフ関連情報、当社と結ぶ雇用関係に関するデータ、金融情報、署名。

当社は、法的リスクの登録簿、ならびにインシデント、事故、および法令遵守上の事項に関する記録を維持しています。

個人情報の分類：保有するすべての分類の個人情報（機微な個人情報を含む）。

当社は、保険契約、保険金請求、および関連するリスク対応活動を管理するために、個人情報を処理します。

個人情報の分類：保有するすべての分類の個人情報（機微な個人情報を含む）。

当社は、機密の資料や会議へのアクセスを管理するため、身元およびセキュリティクリアランスに関する情報を処理します。

個人情報の分類：身元情報、セキュリティクリアランス情報。